Explicamos el paso a paso sobre los procesos de certificación en estándares internacionales.
Un proceso de certificación consiste en la motivación por llevar a la empresa o negocio a un nivel de operación de alto desempeño y mejoramiento continuo.
Probablemente el proceso más importante para buscar la certificación de un estándar es la fase inicial de preparación y definición del alcance, puedes consultar nuestro artículo adicional en la liga que dejamos a continuación, ya que la planeación del sistema de gestión es una actividad esencial de todo sistema de las organizaciones dado que será aquello en lo que se convertirá la operación de la empresa.
Todo proceso de certificación ante estándares internacionales y los específicamente relacionados con ISO (International Standardization Organización) puede ser dividido en 3 grandes etapas de trabajo las cuales describiremos a continuación.
ETAPA 1. PREPARACIÓN Y CAPACITACIÓN
La etapa de preparación como lo comentamos en el artículo de referencia adicional, es el momento en el que se definen las metas y objetivos de contar con un sistema de gestión de calidad, y a su vez el como será evaluado dicho sistema a través del proceso de certificación etapa 3 que es ejecutado por parte de una casa certificadora externa. Por lo tanto, además de cumplir con los requisitos de los estándares plasmados en normas como ISO9001:2015, también deberá hacerse el cruce entre el cumplimiento a requisitos del estándar y las metas particulares de la empresa.
Adicionalmente a la definición inicial, también es el momento en el que se definen los recursos necesarios para apoyar el sistema de gestión y esto debe ser validado o liderado desde la dirección o gerencia de la empresa. Una vez que se definen los recursos, también es necesario considerar el entrenamiento que deberá ser impartido al personal con el objetivo de familiarizar el vocabulario, los conceptos, las herramientas y los objetivos que se buscan a través del apoyo de todos y cada uno los que laboran en la empresa o negocio.
Comúnmente encontramos entre otros los siguientes cursos de capacitación necesarios para facilitar el proceso y conocimiento de los principales temas del estándar:
Interpretación o introducción a la norma ISO9001:2015 o la norma que se defina de manera particular
Auditoría interna con base al estándar ISO19011:2018.
Gestión de riesgos el cual es uno de los principales cambios desde que la versión 2015 está vigente, y puede estar basado de manera parcial en la ISO3100:2018
Y en algunos casos mapeos y documentación de procesos para facilitar el trabajo con las áreas respectivamente. (Ref.: ISO10013)
Lo anterior de manera general establece los pilares para que la organización comience con un proceso exitoso de definición del alcance de su sistema de gestión y reciba el apoyo y compromiso necesario del personal.
ETAPA 2. IMPLEMENTACIÓN Y VALIDACIÓN
Durante la etapa de implementación se trabaja de manera primordial el mapeo de procesos y documentación de las actividades de la empresa. Esto implica plasmar en papel o en digital todas las operaciones relacionadas con el modelo de negocio sin importar si es del giro industrial, comercial o de servicios.
Como podemos ver en el esquema que se muestra a continuación, una vez que avanzamos con la definición donde se establecen las políticas y las metas generales de la empresa, entonces se puede continuar con el resto de la estructura del sistema de la operación.
Algunos de los entregables esperados para llevar una implementación y documentación exitosa debieran ser entre otros, los siguientes:
Procesos bien definidos y documentados ya sea a nivel de áreas o a nivel de funciones internas
Procedimientos claros para todas las actividades que se desempeñan en la empresa
Formatos para registro de información y trazabilidad de las acciones realizadas
Instructivos de apoyo a la operación de la empresa
Es importante mencionar que la implementación de un estándar de calidad compromete a todo el personal a que pueda atender todas y cada una de las cláusulas que componen a una norma, y de igual forma, a cumplir y conocer la documentación generada de manera interna por parte del equipo.
Al finalizar este proceso de documentación es importante estructurar los procesos de auditoría interna, los cuales también son un requisito de la norma ISO9001, por lo que esto implica validar de manera interna que el trabajo que se realizó, efectivamente se está siguiendo, se está llevando a cabo y de igual forma implica la posibilidad de detectar oportunidades de mejora como resultado de las constantes revisiones al desempeño de dicho sistema.
Una vez que consideramos que las auditorías internas son exitosas y muestran resultados contundentes de la implementación, entonces nos encontramos listos para continuar con el proceso de auditoría externa por parte de casas certificadoras reconocidas para este fin.
ETAPA 3. CERTIFICACIÓN O AUDITORÍA EXTERNA
El proceso de auditoría externa es la última fase de trabajo previo a conseguir un reconocimiento de certificación ante un estándar internacional, y no es otra cosa que, la validación externa o revisión externa por parte de organismos de certificación reconocidos por organismos internacionales para certificar que el trabajo realizado internamente en la empresa que se desea certificar, efectivamente cumple con todos los criterios y requisitos de los estándares internacionales.
Con base a lo anterior, una vez que estamos listos, los organismos de certificación asociarán 2 etapas de trabajo adicionales, las cuales consisten en una primera etapa de revisión documental, y posteriormente una etapa de revisión en sitio (ante el contexto COVID durante 2020 y 2021 se realizaron auditorías remotas o virtuales de manera parcial), no obstante esta última etapa de trabajo implica la revisión y auditoría de lo establecido en el sistema de gestión, de manera presencial o de tal forma que se pueda comprobar que la empresa lleva a cabo correctamente el cumplimiento de los requisitos en el día a día.
Si el organismo de certificación considera que el proceso de seguimiento del sistema de gestión es exitoso, entonces la empresa será recomendada para obtener su certificado de cumplimiento ante el estándar.
Lo anterior implica el trabajo de preparación y certificación de manera inicial. Los certificados tienen una vigencia de 3 años siempre y cuando se de un seguimiento anual (auditoría externa por parte de los organismos de certificación) para dar continuidad a la revisión del seguimiento y desempeño del sistema y así de manera subsecuente.
En CCG Casemi Consulting Group nos especializamos en todo el proceso de certificación y acompañamiento para asegurar la obtención de su certificado. Si está interesado en recibir apoyo en su implementación a la medida de su negocio, envíenos un correo electrónico a: consultoria@ccg-casemi.com; o bien, suscríbase a nuestros medios de contacto y redes sociales.
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