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¿CÓMO IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD?

Actualizado: 25 ene

Tips para saber cómo iniciar con un sistema de gestión.

 

El primer paso fundamental es clarificar o definir la meta que se busca alcanzar y los resultados que se esperan del sistema de gestión.

 

Obtener reconocimiento al contar con un certificado de validez internacional, que un cliente nos considere como proveedor confiable o mejorar la operación pueden ser algunas de las metas que las empresas se planean.


Consideramos a los sistemas de gestión como al conjunto de procesos que interactúan entre sí para agregar valor mediante un producto y/o servicio que cumple o satisface la demanda de un cliente. Por lo que un sistema de gestión puede estar orientado a atender cualquier meta en particular que la empresa esté buscando, en donde algunos de los sistemas más famosos pueden llevar el apellido de gestión de calidad, ambiental o de seguridad. Si bien es cierto que el estándar ISO9001 sobre la gestión de la calidad en su versión 2015 nos lleva a cumplir con requisitos mínimos que deben estar presentes, también es cierto que es la empresa la que define las metas y los procesos que integrarán al sistema, p0r lo que el presente artículo toca las bases iniciales de cómo definir e iniciar con la dirección que tomará el sistema de gestión.


Como mencionamos al principio, lo más importante es clarificar la meta que se busca alcanzar y comprender la expectativa de resultados desde la dirección y desde el personal involucrado. Y es importante realizar esto en una sesión formal y bien establecida dado que las expectativas del equipo hacia un sistema de gestión pueden ser fundamentalmente distintas.


En ocasiones cuando implementamos sistemas en la empresa, es notable que el personal se encuentra muy consciente de las problemáticas a nivel de equipos de trabajo, de retrasos, de errores en el proceso y de la falta de comunicación para ir alineados en las tareas con el resto de los compañeros. Por lo que consideran que el sistema de gestión puede ayudar a eliminar dichos problemas y lo ven como algo completamente necesario. Esto se convierte en la expectativa que puede mejorar que cada departamento evite tomar sus propias decisiones de manera independiente sin considerar el impacto en los demás.


No obstante también es común que los departamentos dentro de la empresa persiguen sus propios objetivos sin considerar si esto afecta u ocasiona problemas al resto de los compañeros, y en gran medida se debe a la definición de metas, objetivos e indicadores que no han sido analizados desde una perspectiva sistémica en donde el enfoque de procesos nos ayuda a considerar el impacto de la operación o de las actividades en un momento dado. Esto resulta en la falta de trabajo en equipo, en deficiencias en los procesos de trabajo y por lo tanto en incumplimiento con los plazos o en lo comprometido con el cliente.


Y es nuevamente cuando alineamos que el sistema debe ser definido, comunicado y retroalimentado con las áreas a fin de que conozcan la meta fundamental. Y para esto dejamos algunas preguntas que pueden apoyar el proceso:


  1. ¿Por qué requiero un sistema de gestión ya sea de calidad, ambiental de seguridad u otro?

  2. ¿Mi cliente o clientes me lo piden de manera inmediata?

  3. ¿Cuál es la visión de negocio de la dirección, socios o dueños?

  4. ¿Tengo identificada una problemática interna particular que me motiva a hacerlo?

  5. ¿Busco reconocimiento nacional y/o internacional?

  6. ¿Cuento con los recursos necesarios en el corto plazo?

  7. ¿Quiénes estarán involucrados de manera directa o indirecta en el sistema de gestión?


Algunas de las preguntas anteriores pueden ayudar o facilitar la definición del sistema ya que en automático responderá a la motivación, necesidad y/o expectativa real de la implementación y sobre lo que alimentará al sistema en particular.


Y de igual forma las respuestas a las preguntas anteriores pueden servir como insumo para la preparación de las posteriores políticas de calidad, seguridad, ambiental u otra; ya que se convertirán en la dirección que la empresa busca a fin de diferenciarse o especializarse mediante un sistema que agregue valor y permita medición operacional.


Recordemos que serán la empresa y nuestros colaboradores los que mantendrán en correcto funcionamiento o desempeño al sistema de gestión, y como todo sistema o proyecto requiere de compromiso de todas las partes involucradas o "partes interesadas" como lo menciona el estándar ISO9001, ya que ese esfuerzo será el que acerque al cumplimiento de las metas planteadas por el sistema. Dicho lo anterior, si definimos muy bien la meta, podremos tener la expectativa de que nuestro sistema nos ayuda a dar claridad de medición y comportamiento de qué tan cerca estamos de cumplirla. Así como también mantendrá alineado al personal de los diferentes departamentos dado que conocen hacia donde se quiere llegar.


Por último dejamos algunas de las metas generales que las empresas pueden buscar al momento de decidir iniciar con su sistema de gestión:


  1. Incursionar en un nuevo mercado especializado de alto valor agregado en un horizonte de 18 a 24 meses

  2. Lograr la eficiencia operacional de todas las actividades presentes en la empresa

  3. Contar con un sistema que permita proteger a todo el recurso humano evitando o reduciendo riesgos operativos dentro y fuera de la empresa.

  4. Incrementar la rentabilidad de las operaciones de la organización en un horizonte de 12 meses mediante la diversificación de capacidades internas.

  5. Mejorar el nivel de servicio al cliente en un horizonte de 6 a 12 meses que permita incrementar la participación de la empresa en diferentes unidades de negocio.


Estos son algunos ejemplos que pueden aplicar de manera transversal sin importar si es para distintos enfoques de sistemas de gestión, distintos tipos de empresas, diferentes tamaños o regiones.


Si está interesado en recibir apoyo en la implementación de las recomendaciones anteriores, envíenos un correo electrónico a: consultoria@ccg-casemi.com y le apoyaremos con el diseño de su sistema; o bien, suscríbase a nuestros medios de contacto y redes sociales.




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